2 tahun lalu saya memulai utk membuat SOP, bikinnya susah njelimet, karena si SOP harus siap menghadapi berbagai kasus di lapangan. Hasilnya?? FAIL, gagal, 0 besar. dan sekarang kami beroperasi tanpa SOP tertulis, yang ada SOP "biasanya"
 |
| SOP dalam pekerjaan |
Kenapa bikin SOP itu ga efektif utk UMKM? berikut alasannya
Ga akan dibaca!
Sebelum saya mulai bisnis, saya cukup familiar dengan SOP, krn wkt itu saya bekerja di konstruksi. Apalagi yang berkaitan dengan safety, wah SOP nya detil dan memang wajib dituruti.. Safety, alias keselamatan gitu bro.. Kerja kan bukan untuk nyari mati. hehe
Berbekal itu 2 tahun lalu saya mulai bikin SOP utk karyawan saya. Mulai dari SOP customer service, SOP ngerekap orderan, SOP penggunaan printer, dannn masih banyak lagi...
Hasilnya adalah SOP nya ga ada yang baca! Saya sudah buat SOP sedetil mungkin dan anti ambigu, dan ini ngebuat orang males baca. Sebagai contoh, apakah anda pernah baca peraturan presiden secara lengkap? Undang undang secara lengkap?
Dokumen dokumen itu memang panjang panjaaaanggg.. dan memang harus panjang, karena kata katanya harus menangkal multitafsir atau ambiguitas.
Saya aja males baca, apalagi karyawan saya... Sehingga ujung ujungnya SOP itu tidak dibaca, dan saya jelaskan melalui perkataan, dan dijalankan berdasarkan perkataan saya, bukan berdasarkan SOP.
coba renungkan, apakah anda pernah membaca buku manual? apakah anda pernah membaca term n condition pendaftaran online?
Karyawan cepat pergi
OK katakanlah karyawan anda sudah baca dan memahami SOP yang anda buat, dan saya yakin untuk mencapai ini perlu usaha ekstra.. Eh dalam waktu dekat ternyata karyawan tersebut resign? gmn dong? ya hire orang baru, dan harus ngajarin lagi dari 0! melelahkan sekali...
Ya tentu melelahkan karena turnover di level UKMM itu cukup tinggi, kalau di saya, setidaknya 1 orang akan berhenti bekerja dalam 1 bulan.. Dan jika karyawan bisa bertahan sampai 12 bulan itu udah bagus.
Tidak lagi relevan
OK katakanlah karyawan anda mau baca dan mengerti si SOP, dan masih bertahan dengan perusahaan anda dalam waktu yang cukup lama.. Tapi apakah SOP nya masih relevan dengan kondisi saat ini? kalau ga relevan buat apa dijalanin! sehingga anda harus buat SOP baru.. aduh mulai lagi deh dari 0.. sama juga melelahkannya..
Sebenernya ini bisa ditanggulangi jika anda memiliki karyawan khusus untuk melakukan hal ini, kalau kita bicaranya UMKM apakah ada budgetnya utk orang yang hanya ngurus SOP?
Kalau anda perusahaan besar, lain soal ya..
==
Kalau SOP ga perlu dibuat, jadi kerjanya gmn dong?
sudah 1 tahun ini kurang lebih saya sudah mencoba tanpa SOP. ini solusinya:
Hal hal simple, tetaplah simple
Dulu saya sampai buat SOP untuk printer! padahal ini hal simple, ga perlu ada SOP nya.. biarkanlah yang simple, tetap simple, tetap tak tertulis.
Memang kadang terjadi orang yang ga ngerti melakukan kesalahan dalam hal simple itu, tapi ini rasionya kecil sekali, sehingga bisa dimaafkan.
Beri kebebasan untuk hal hal kompleks
Memang agak susah utk pekerjaan yang kompleks, dalam prosesnya perlu keputusan keputusan kecil. Kalau perusahaan besar, menanggulangi hal seperti ini dengan SOP, yang biasanya bentuk flowchart.. Jika tugas A selesai, ganti tugas B, jika belum masuk ke C, jika C ternyata mandek, loncat ke D, dan seterusnya.. pusing kan?
kalau saya, dan cukup berhasil, saya akan "tutup mata" dengan proses, dan menginstruksikan orang tersebut menghasilkan sesuatu yang saya inginkan.
Misalkan ketika tugas kompleks untuk survey mencari kain yang nyaman, saya ga mau tau karyawan saya dapet dari mana, saya mau kain yang nyaman itu tanggal sekian.. ini contohnya.
Hal hal kompleks dan sulit, ubah jadi instruksi simple
Nah inilah tugas pemimpin yang paling penting dalam operation.. Membuat suatu yang kompleks, jadi simple! Apalagi kalau kompeks dan sulit, semakin sulit utk membuatnya jadi simple..
Tapi prinsipnya sebenernya hanya ini:
breakdown! lalu kerjakan part by part.. bahasa kerennya adalah atomisasi..
Dalam melakukan atomisasi ini harus jelas:
- pekerjaan yang harus dilakukan
- siapa yang mengerjakan
- deadline
- tujuan pekerjaan
- target pekerjaan
Nah kalau sudah berhasil breakdown kerjaan kompleks dan sulit, anda tinggal mengkolaborasikan orang orang tersebut sehingga menjadi 1 pekerjaan/project yang utuh.. kedengarannya simple, tapi aslinya ga semudah itu.
0 Response to "Apakah bisnis perlu SOP?"
Posting Komentar