Memo vs Meeting?

Memo = brief bentuk tulisan baik online maupun tidak, yang subject to discuss, kemungkinan komunikasi secara text/chat/email

Meeting = jumpa tatap muka baik online maupun offline, komunikasi secara verbal.

Sebenernya kedua hal tersebut ga terlalu Apple to Apple sih. Memo biasanya top down, dari atasan ke bawahan, yang biasanya tidak bisa digugat, tapi bisa didiskusikan. Tapi kalau meeting, ga hanya top down, bisa horizontal, atau lintas divisi, atau dengan pihak eksternal.

Tapi dalam kegiatan bisnis saya sehari hari, saya lebih suka memo ketimbang meeting. Khususnya dalam men-deliver instruksi. Memo menurut saya jauh lebih efektif ketimbang meeting.

Kenapa memo lebih efektif?

1. Bisa dibaca berulang ulang

Kalau meeting, komunikasi disampaikan secara verbal, kalau orangnya ga nyatet sangat rawan miss-komunikasi. (baca juga: https://www.garoblogz.com/2021/04/samakan-definisi.html)

Bahkan kalau nyatet jg masih rawan miss-komunikasi, dan sebenernya ga mungkin komunikasi secara verbal bisa tercatat 100%, jadi mau gimana juga resiko miskom tetep ada.

Tapi kalau memo, bisa dibaca berulang ulang. Kalau ga ngerti bisa nanya, dengan me-refer ke komunikasi sebelumnya. Jelas buktinya, jelas tulisannya, asalkan dengan syaratn no 2 di bawah.

2. Memo = lebih matang

Mempersiapkan memo supaya ga miskom akan jauh lebih susah daripada menyiapkan meeting biar ga miskom. Cobain aja. Simplenya gini, orang akan lebih mudah ngobrol panjang lebar, daripada bikin omongannya itu menjadi tulisan. ya ga?

Memo itu harus SMART: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-based

Specific, kudu jelas maksudnya apa, hal apa, pekerjaan apa yang dilakukan, bagian apa dari apa, se-jelas jelasnya, ga boleh ngawan ngawang.

Measurable.. harus terukur. pemberi memo harus ngasih tau ekspektasinya apa, harus ngasih tau ukuran keberhasila si instruksi atau memo tersebut

Attainable... Harus bisa digapai, kalau memo isinya visi misi perusahaan jangka panjang, itu mah bukan memo namanya, tapi laporan tahunan. heuhue

Relevant.... orang yang dikasihi memo haruslah orang yang tepat, seringnya memo itu ditujukan bukan ke hanya 1 orang, makannya memo harus disampaikan dengan format yang SAMA PERSIS ke semua subject terkait.

Time-based... semua kerjaan ada waktunya, tetapkan deadline atau tanggal tanggal penting.

bayangkan, memo yang baik harus meliputi 5 parameter di atas! susah kan? kalau meeting, mah tinggal ngotret2 dikit, terus jumpa deh... ga clear.

Atau kalau mau bikin memo yang memenuhi kriteria di atas, lalu melakukan meeting, ya boleh juga. Tapi jadi kerja 2x, ga efektif.

Tambahan tips bagus, di bawah memo tambahkan FAQ. kalau secara harafiah kan FAQ itu yang paling sering ditanyakan, tapi di memo ini adalah YANG MUNGKIN SERING DITANYAKAN. ini ngebantu banget supaya si penerima memo bisa lebih memahami komunikasi

--

kalau anda punya boss yang jago nulis memo, selamat berarti ada kemungkinan perusahaan anda termasuk perusahaan efisien.

Kalau boss anda kerjaannya ngundang meeting melulu? hadoh.... ga zaman now banget.

Bagikan di Facebook

Bagikan di Twitter