Kerja Rapi, Kerja Cepat

semua yang berantakan itu ga efisien, semua yang berantakan itu ngebikin lambat, ga bikin cepet...

jadwal berantakan, bukannya bikin kerja efisien, keliatan sibuk, tapi aslinya ga ada yang beres....

Area produksi berantakan? keliatan banyak orderan, padahal kerjaan2 lama ga selesai selesai.. Biasanya ini terjadi karena menunda untuk bersih bersih..

Menyimpan file digital dengan rapi? pernah mengali kebingungan nyari2 file? katanya, mencari cari file itu mengurangi produktivitas karyawan! padahal hal ini tidak harus terjadi

Artikel ini, saya hanya fokus untuk yang filing rapi ya. Saya akan bagi2 tips pengalaman seputar membuat filing pekerjaan kita rapi.

Pakai Google Drive

Perpindahan file melalui flashdisk, perpindahan file melalui email merupakan salah satu yang paling berpotensi untuk ngebuat filing kita ga rapi. Hal yang paling umum terjadi adalah kebingungan versi si file tersebut.. Misalkan anda bikin editing dokumen, lalu pindah pakai flashdisk ke rekan kerja anda, kan bulak balik tuh? alhasil bingung mana yang terbaru, jadinya disimpen semua, jadinya ga rapi deh..

Makannya saya sangat menyarankan pakai cloud storage, salah satu produknya Google Drive. Udah tau pasti kan? ga hanya Google Drive sih, dari Microsoft ada One Drive, lalu ada lagi DropBox, dlsb.

Dengan file yang tersimpan di cloud gini, ga perlu lagi ngirim2 file-nya. cukup link-nya aja. Untuk dokumen yang perlu direvisi, diubah, atau ditambahkan cukup di link tersebut.

Foldering

Foldering ini seperti mengkategorisasikan pekerjaan kita. Banyak macem jenisnya.. biasanya kategorinya seperti ini:

• berdasarkan project
• berdasarkan kategori pekerjaan
• berdasarkan divisi
• berdasarkan tanggal

Silakan pilih aja mana yang pas. Dan jika memilih berdasarkan project, bukan berarti sub-foldernya ga boleh berdasarkan tanggal. Menyesuaikan, yang penting rapi!

Tips dari saya, kasih nomor di depan. Nomor 2 digit, dimulai dari angka 0. Ini supaya rapi terurut aja. semakin kecil nomor bukan berarti makin penting. Tapi kalau saya, biasanya menomori 00 untuk yang super penting, dan 99 untuk yang ga penting. 01 02 03 dst ga berurutan skala kepentingannya.

ini contohnya:

contoh foldering kerja yang rapi

Nama File

Ini juga kaidahnya sama, saya biasa memberikan nomor utk tiap file. Tapi ada 2 jenis, ada yang dikasih nomor berurut, ada yang dikasih dengan tanggal.

Yang nomor berurut adalah file yang statis, yang diedit terus menerus, yang diinput terus menerus. contoh: pembukuan, inventory, dan lain sebagainya

yang nomornya pakai tanggal, ini biasanya yang project basis. Yang hanya dikerjakan dalam temporary waktu tertentu. misalkan: plan photoshoot, laporan harian, laporan mingguan.

ini contohnya:

contoh penamaan file yang rapi di Google Drive

Rapikan Bookmark

Bookmark itu penting sekali. Saya berkala merapikan Bookmark Google Chrome saya.

Tujuan ada Bookmark itu adalah untuk supaya kita bisa mengunjungi kembali suatu URL di kemudian hari, yang mungkin sering kita kunjungi. Tapi saya lihat banyak yang nge-Bookmark itu karena mau "baca nanti". Sehingga daftar Bookmark jadi ga rapi..

Ga salah sih kalau mau masukin "baca nanti" ke Bookmark. tapi gunakan foldering juga yang rapi.

contoh Bookmark yang rapi Google Chrome

nah kan itu kalau utk diri pribadi. Kalau untuk keperluan bersama gimana? saya ngebuat dashboard untuk semua karyawan, yang intinya adalah file-file yang harus dibookmark. Jadi karyawan bisa mengakses dengan cepat dan seragam. bisa dicek di: https://bajuyuli.com/dashboard

Mudah2an bermanfaat. Jangan harap ada hasil yang signifikan jika anda baru memulai untuk kerja rapi. Karena aslinya impactnya kecil, tapi kalau dilakukan terus menerus baru terasa.

semoga bermanfaat.

Bagikan di Facebook

Bagikan di Twitter